ストレスなくマニュアルを作成する時に決めておきたい事5つ

前回からマニュアル作成に関して注意するべきことをお伝えしています。

今回は業務の合間に行う「マニュアル作成」がストレスにならないように、注意すべきポイント5つをご紹介いたします。

5つのポイントは
1.目的は何か？を明確にする
2.完璧を目指さない
3.スケジュールを決める
4.フォーマットを決める
5.歯科医院全員で作る
です。

1.目的は何か？を明確にする

一番ありがちなのが、マニュアルを作ることが目的になってしまうパターンです。

HRpro 「働くこと」基礎概念講座1-1 ～「目標」と「目的」の違い

「本当に使えるマニュアル」に書いてある　要点5つに書きましたが、目的と目標は違います。

マニュアルを作成する意味を、医院全体で理解する必要があります。

2.完璧を目指さない

何でもそうですが、一度作って試してみて、ダメならやり直し。
その繰り返しが一番大切です。

完璧ではなく｢おおむね悪くない状態（Mostly Fine Decision：MFD）｣を目指すほうがいいと強調されています。

この考え方はとてもシンプルです。

常に完璧を目指して努力していると、ペースが落ちてしまいます。

その代わり、｢悪くない｣に狙いを定めれば、自分の期待値が下がります。

そのおかげで、どんどん先へ進んで、生産性を高めることができます。

lifehacker 完璧を目指さないことが、仕事や行動の質をより良くする

作業の手順は変わっても、変わらずに伝えていきたい要点や、心構えなどに重点を置くと良いです。

3.作成のスケジュールを決める

仕事は期限がないとなかなか動かないものですし、終わりがありません。

作業の区切りごとに締め切りを設けても良いですし、とにかく期限を決めます。

進行表などを作成しておくのも良い方法です。

DropBox 驚くほど簡単に建築工事の工程表が作れる無料エクセルテンプレート５選

作業の工程表などはWEBで検索すればすぐに見つかります。

また、作業時間をいつにするのかも決めておいたほうが良いです。

マニュアルを作成することによって、仕事の効率は必ず上がるので、就業時間中に時間をとって作業しましょう。

4.フォーマットを決める

作業によって、写真を載せたり、図を載せたりが必要になってくると思います。

この図は実際にコンサルをしている時に、説明時に書いた手書きの構図です。

できるだけ同じ構成で作ったほうが後で見やすいです。

特に書体や、書き口調などは「です、ます」なのか、言い切りなのかを決めておくと読み手も助かります。

細かく指定しすぎると、自由度がなくなり、分かりにくいマニュアルになってしまいがちです。

大まかな枠組みを作っておくと、作業もしやすいです。

こちらにマニュアルのフォーマットがあるので、参考にしてみてください。

bizocean 「操作マニュアル」の書式テンプレート

5.マニュアルは医院全員で作る

一番重要ですが、先生も含め、 歯科医院で働く人、全員で作りましょう。

それぞれ、職種により携わっている部分が違うので、自分の持ち場は自分で作るほうが良いです。

出来上がったら、必ず他の人に確認してもらい、足りない部分は書き足してもらい、修正しましょう。

このような作業をする時、誰か特定の人に作業量が集中することがあります。

職種による差はしょうがありませんが、できるだけ作業量は均等になるように、チーフや院長先生が配慮しましょう。

まとめ

ストレスなくマニュアルを作成する時に決めておきたい事　5つ　をお伝えしました。

5つのポイントは
1.目的は何か？を明確にする
2.完璧を目指さない
3.スケジュールを決める
4.フォーマットを決める
5.歯科医院全員で作る
です。

せっかく作るのですから、気持ちよく作業を進めていきたいです。

作り出す前に確認してください！！